Le plus robuste des logiciels qualité Santé

Solution complète couvrant tous les aspects de la démarche qualité en Santé, Ennov vous aide à satisfaire plus facilement les exigences relatives à la certification HAS.

Plus largement, il intègre ces aspects dans le cadre d’une informatisation des objectifs de votre CPOM et de votre projet d’établissement, que sont :

  • la gestion documentaire – notre logiciel qualité gère tout le cycle de vie documentaire et assure l’ensemble des agents hospitaliers d’accéder facilement à une information à jour, valide et exhaustive
  • La diffusion et le partage l’information
  • La gestion des risques – notre logiciel qualité assure la mise en ligne et le suivi des événements indésirables, chutes, vigilances, plaintes, etc. pour enregistrement, pilotage et analyse statistiques. Tous les circuits de traitement peuvent être modélisés et repris
  • Le pilotage des projets et des plans d’action
  • Le suivi des indicateurs et tableaux de bords
  • La meilleure lisibilité de vos processus internes hors démarche de certification– notre logiciel qualité permet de modéliser puis exécuter n’importe quel processus qui vous paraît critique. Au nombre des processus ainsi créés par nos clients : la demande de dossier patient, les enquêtes internes, la gestion des nouveaux arrivants, les demandes d’intervention technique, la gestion des plateaux repas, etc
Outre sa couverture fonctionnelle étendue, notre logiciel qualité s’appuie sur quelques principes fondamentaux :
  • Ergonomie utilisateur final : un outil accessible par un simple navigateur permet à l’utilisateur d’accéder facilement et rapidement à l’information à travers un portail personnalisé
  • Autonomie dans la création notamment de nouveaux formulaires ce qui permet à nos clients d’étendre rapidement le périmètre d’utilisation du logiciel (gestion des plaintes, demandes d’achats, demandes de congés, …)
  • Lien avec la messagerie : l’ensemble des notifications liées à l’application s’appuie sur votre messagerie
  • Statistiques : la logiciel intègre des indicateurs et outils de reporting pour piloter la démarche
  • Intégration dans le système d’information : l’utilisation de standards d’échanges (HL7, HPRIM , etc.), l’utilisation de tables externes dans la gestion des processus, la facilité à intégrer l’application dans un intranet existant ou dans une application tierce, l’existence d’un connecteur LDAP et l’utilisation du SSO permettent font de la solution une brique du SI

Une mise en œuvre simplifiée grâce au « pack Santé »

Dans un contexte où les ressources humaines et logistiques doivent être optimisées, l’un des enjeux majeurs de la qualité en santé est, d’une part, la rapidité de déploiement et de mise en œuvre du logiciel retenu, d’autre part, la facilité de prise en mains par l’utilisateur final.

Or dix années d’expérience dans le domaine Santé nous ont permis de définir les contours d’un paramétrage type pour les établissements de santé, appelé « pack Santé ». Le pack Santé consiste à proposer et livrer aux établissements clients une bibliothèque de contenus métier (Fiche d’événement indésirable, Fiche de réclamation/plaintes …).

Ces contenus métier, sont livrés avec le logiciel et vous permettront, si vous décidez de les utiliser tels que, de bénéficier de notre expérience sur la gestion des risques, tout en gagnant du temps dans la mise en œuvre de votre projet. Vous pouvez ainsi décider d’utiliser ces éléments ou de les personnaliser en fonction de votre propre existant.

Un logiciel qualité précurseur sur le marché Santé

En 2003, Ennov remporte l’appel d’offres du CHU d’Amiens sur l’informatisation de son système qualité. A cette époque se trouvent sur le marché une ou deux sociétés spécialisées dans les logiciels qualité pour la Santé, mais ces outils sont le plus souvent pensés pour de très petites structures, et offrent des fonctionnalités figées, peu évolutives. Ennov se positionne sur ce marché en proposant une solution de GED et de processus qualité qui a déjà fait ses preuves dans le domaine industriel (certification ISO).

Entre 2004 et 2008, 35 établissements de santé deviennent clients de notre logiciel qualité. Il s‘agit essentiellement de gros établissements, qui ne trouvent pas dans les logiciels qualité Santé spécialisés la possibilité d’adapter l’outil à leur mode de fonctionnement, ni surtout de combiner la problématique d’établissement dans son ensemble avec la prise en compte des besoins spécifiques de certains services.

Un logiciel qualité, une démarche structurée pour la Santé

En 2008, Ennov décide de bâtir une stratégie complète d’approche du secteur Santé, et de décliner son offre pour toucher toutes les tailles d’établissements. Cette stratégie prend corps avec la création d’une équipe Santé dédiée, autour d’un Directeur Santé qui :

  • Coordonne les opérations en Santé de manière transverse sur tous les départements (commercial, projets, support, veille)
  • Définit une stratégie répondant aux besoins du terrain.L’équipe comprend en outre, un secrétariat, un chef de produit, des chefs de projets spécialisés et des ingénieurs commerciaux dédiés
Le pack Santé est mis au point pour accélérer le déploiement dans les petites structures. Il propose le meilleur des pratiques constatées chez les clients, avec une charge de mise en œuvre minimale, de l’ordre de quelques jours. C’est un grand succès ! De 2008 à 2013, chaque année, ce sont 60 établissements en moyenne deviennent qui deviennent clients de notre logiciel qualité. A partir de 2011 un club utilisateurs dédié au domaine de la Santé est institué. Il se réunit chaque année à l’automne, et les échanges y sont plus riches d’année en année.

Le logiciel qualité choisi par plus de 300 établissements en France

Large couverture fonctionnelle, rapidité de mise en œuvre, prise en mains facile : ces éléments ont permis à Ennov de devenir la solution la plus répandue dans les établissements de toute taille et de tout type.

Nos logiciels qualité équipent ainsi :

  • une dizaine de CHUs, parmi lesquels les Hospices Civils de Lyon, le CHU de Rouen, celui de Toulouse ou de Nancy
  • des centaines de centres hospitaliers
  • des établissements psychiatriques
  • des cliniques privées ou publique
  • des EPHAD
Notre logiciel qualité en santé couvre deux grands domaines :
  • la gestion documentaire qualité ou GED qualité tout d’abord.
  • La gestion des risques ensuite.

La gestion documentaire qualité ou GED qualité

Côté gestionnaire de la documentation

  • Gestion du cycle de vie des documents qualité internes
  • Gestion des droits et des utilisateurs
  • Facilité de la diffusion maîtrisée
  • Gestion des versions, révisions, archivages et destruction
  • Aide au référencement (=codification ou indexation) des documents
  • Assistance à la rédaction des documents
  • Statistiques de gestion documentaire
Côté utilisateurs
  • Recherche facile, en mode plein texte et multi-critères
  • Consultation contrôlée des documents qualité internes et documents externes
  • Consultation en mode déconnecté / procédure d’urgence
  • Edition des listes de documents
  • Assistance à la rédaction des documents
  • Signature électronique des documents
  • Remontées de commentaires et demandes de modification

La gestion des risques (GDR)

Nous fournissons en standard, au titre de la gestion des risques, les fiches :

  • Evénements Indésirables
  • Chute
  • Action (permettant de gérer les plans d’actions)
  • Réclamation / plainte
  • Alerte descendante
  • Indicateur
  • Evaluation du risque à priori type permettant de gérer le risque professionnel type et la Cartographie des risques.

Sur toutes ces fiches de gestion des risques (GDR), le logiciel qualité Ennov assure les fonctions suivantes :

  • Signalement via le logiciel qualité et/ou l’intranet, accessible à tous : par son architecture web, le système peut être déployé facilement. Vous disposez en ligne de votre formulaire usuel (personnalisé) ;
  • Information de manière ciblée, dans les délais, avec retour au signalant : un circuit de traitement permet automatiquement, en fonction du domaine, de transmettre l’information au référent. L’application propose en outre des envois automatiques de mails, de relances automatiques, ainsi que des vues de l’en cours ;
  • Traitement mettant en œuvre un plan d’actions : l’application permet une affectation automatique et une traçabilité complète du traitement (historique et relances) ;
  • Déclaration aux autorités de tutelle et production des formulaires CERFA ;
  • Pilotage : sont fournis des tableaux de bord pour la maîtrise du système de la gestion des risques. Un moteur de statistiques est alimenté automatiquement et en temps réel.

Autrement dit, les utilisateurs du logiciel qualité en gestion des risques (GDR) pourront, selon leurs profils et leurs droits :

  • Déclarer / Signaler depuis n’importe quel applicatif, Intranet, etc.
  • Alerter
  • Accéder à leur corbeille de tâches
  • Traiter et coordonner
  • Etre averti des actions à mener
  • Accéder à l’ensemble du dossier
  • Transmettre
  • Mettre en place des actions
  • Savoir à tout moment où l’on en est du traitement
  • Obtenir des états et statistiques en temps réel

La gestion des risques, mais bien au-delà, tous vos processus métier

Ennov dispose d’un générateur de formulaires et de circuits de traitement associé à partir duquel on peut définir et mettre en œuvre tout type de processus métier.

Le contenu et la présentation des formulaires (par exemple : demande d’achat, demande d’attribution d’un login-mot de passe, demande de congé, bons de travaux, demande de repas, enquêtes, audits, demande de réservation de véhicule …) sont entièrement personnalisables. Lors de la création du formulaire, on détermine les champs qui doivent le composer : nombre, nature, valeurs…

Au formulaire de déclaration, l’établissement associera un circuit de traitement composé d’étapes. Le logiciel Ennov se distingue des autres solutions du marché entre autres par sa capacité à mettre à disposition un véritable workflow visuel par étapes (et pas uniquement un système de notification) entièrement personnalisable et qui assure la traçabilité du flux de l’information. Le système guide les utilisateurs en s’appuyant sur la messagerie. Un historique des actions se constitue au fur et à mesure qui permet de savoir qui, quoi, quand.

Des outils de pilotage de l’activité (états et statistiques) viennent compléter le dispositif pour offre une solution efficace de maîtrise des processus métier de l’établissement.

Prévisualisation d'un document qualité en santé

Prévisualisation d’un document qualité en santé

 

Formulaire de déclaration d'événement indésirable

Formulaire de déclaration d’événement indésirable

 

Signalement d'un événement indésirable

Signalement d’un événement indésirable

 

Déclaration d'une plainte patient

Déclaration d’une plainte patient

 

Matrice de criticité des événements indésirables

Matrice de criticité des événements indésirables

 

Portail qualité d'un établissement de santé.

Portail qualité d’un établissement de santé.

 

Portail qualité d'un établissement de santé.

Portail qualité d’un établissement de santé.