Ennov Doc

Logiciel de gestion électronique de documents (GED) intégrant l’ensemble du cycle de vie documentaire

Notre conception de la GED est basée sur deux principes : maîtrise du cycle de vie documentaire, et possibilité de personnaliser le système sans compétences techniques. Le logiciel de GED Ennov permet de satisfaire vos besoins métier tout en offrant une plate-forme technique sécurisée.

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Challenge d’une solution GED

Notre conception de la GED, au cœur de notre activité depuis les années 1990, est basée sur deux principes : maîtrise du cycle de vie documentaire et configuration du système sans compétences techniques. La GED Ennov satisfait réellement les besoins métier de manière efficace.

Une GED métier doit proposer une navigation conviviale pour l’utilisateur final, et un circuit de traitement adapté pour les gestionnaires des sites ou départements (cycle de vie documentaire, contrôle des signatures, traçabilité des consultations).

Notre structure documentaire repose sur des plans de classement faciles à mettre à jour et à combiner (plutôt que sur des répertoires verrouillés comme dans les systèmes de GED classiques). Ils permettent de catégoriser et rechercher facilement les documents. La GED Ennov permet de retrouver rapidement la version validée des documents, dans le respect des règles de confidentialité.

Bénéfices d’Ennov Doc

Mobilité, cloud et archivage sont intégrés. Vous améliorez la productivité en optimisant les flux de travail depuis une simple interface web. Notre GED dialogue avec votre SI : messagerie, portail Intranet, applications métier… Ennov Doc sert d’espace de travail unifié pour les utilisateurs :

  • Maitrise du cycle de vie documentaire
  • Réduction de la charge administrative de gestion des documents
  • Suppression des enregistrements papier
  • Dématérialisation des flux de travail collaboratif
  • Harmonisation des méthodes et partage de la connaissance
  • Facilité d’accès et de déploiement, y compris en multi-sites
  • Accès rapide aux documents (recherche / ergonomie de navigation)
  • Intégration facile à d’autres applications métier
  • Gestion de gros volumes de documents et/ou d’utilisateurs (scalabilité)

Une GED à géométrie variable pour tous types de contenus

GED qualité

Dans le cadre d’une démarche de certification, Ennov Doc permet la mise en œuvre d’un système qualité entièrement électronique, dans l’industrie, la santé, les services, les collectivités.

Le cycle de vie du document est assuré et tracé suivant un paramétrage adapté à votre organisation (circuits de signature, format de référencement, groupes de destinataires, durée de validité).

La pyramide documentaire s’appuie sur une gestion des liens qui permet de naviguer facilement entre les procédures et les instructions associées. Les personnes concernées sont notifiées automatiquement quand un document fait l’objet d’une révision.

Les accusés de réception garantissent la diffusion effective des documents qualité (et peut être complétée par un engagement écrit, avec Ennov Formation).

Le classement des documents par processus sont très appréciés des responsables qui cherchent à généraliser la culture qualité.

GED réglementaire

L’élaboration et la soumission des dossiers d’AMM sont entièrement maîtrisées grâce à la suite Ennov, dont le logiciel de gestion documentaire forme l’ossature.

La conformité de votre documentation est ainsi garantie, ce qui accélère considérablement le processus de mise sur le marché (il est bien plus facile de constituer les différents modules du dossier d’AMM si les documents ont bien été validés et diffusés dans le logiciel de GED au préalable).

GED juridique

Ennov Doc permet la rédaction collaborative, le contrôle des versions et l’historisation des modifications, ce qui en fait un outil de référence pour la documentation juridique et les contrats.

Le respect de règles de confidentialité strictes est assuré (le contrôle des impressions et du copier-coller garantit notamment que le contenu des documents est sécurisé).

GED de département / transverse

Ennov Doc gère tous types de fonds documentaires : référentiels métier, techniques ou juridiques, documentation qualité ou réglementaire, rapports d’études, fiches produits, dossiers projet…

Le logiciel de GED vous aide à maîtriser le partage des documents de référence comme des enregistrements, suivant les règles d’habilitation définies.

Dans une base Ennov peuvent être définies différentes entités dotées de règles propres et partageant des caractéristiques communes. Cela permet de déployer la gestion documentaire département par département, à votre rythme, ou bien d’en faire un outil transverse assurant l’harmonisation des méthodes au sein de l’organisation.

Tout ceci est rendu possible par la capacité d’Ennov à gérer de gros volumes de données et d’utilisateurs, en plusieurs langues, et en s’interfaçant avec d’autres applications.

Les clients aiment

  • Clé en mains et multi-domaines
  • Fonds documentaires multiples gérés dans la même base (qualité, métier, juridique, technique…)
  • Paramétrage puissant et rapide, personnalisation de l’interface sans compétence technique
  • Tous formats supportés : bureautiques, multimédia, dossiers composites, pièces scannées, courriels…
  • Métadonnées pour catégoriser les documents en plans de classement
  • Mode déconnecté sur tablette
  • Microsoft Office 365 et Google Drive intégrés

 

Fonctionnalités

  • Centralisation et/ou décentralisation de fonds documentaires multiples
  • Gestion des droits
  • Gestion de modèles de documents
  • Conversion automatique au format Acrobat PDF
  • Travail collaboratif sur les documents, commentaires
  • Signature électronique
  • Accusés de réception
  • Circuit de validation et de diffusion paramétrable
  • Traçabilité et contrôle des versions des documents
  • Archivage en ligne des documents obsolètes
  • Recherche plein-texte et multi-critères
  • Export des documents avec leurs métadonnées
  • Contrôle des impressions et du copier-coller
  • Lecteur de PDF intégré
  • Profils utilisateur et interface personnalisables
  • Suivi des consultations et statistiques d’utilisation

 

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Cloud ou sur Site

plateforme

MultiPlateforme

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Conformité

Ennov DOC et notre offre de gestion de contenus

Ennov Doc

Gestion électronique de documents, performante, conviviale et compliant.

Ennov Doc

Ennov Dossier

Gestion des documents composites et publication des dossiers.

Ennov Dossier

Ennov Process

BPMS souple et puissant

Ennov Process

Ennov Report

Datamart et fonctions de reporting avancées

Pourquoi Choisir Ennov ?

Des centaines de clients font confiance à Ennov Doc

  • 15 ans d’expérience dans la GED
    • Plus de 150 clients dans les sciences de la vie, encore beaucoup plus avec les industries
  • Architecture et interface modernes
    • Serveur d’application pour la scalabilité
    • Interface entièrement Web
  • Vous êtes importants pour nous
    • 98,5% des projets livrés à temps et dans les budgets
    • Haute satisfaction du client

Nous respectons votre liberté de choix

  • Disponible sur le cloud ou sur site.
    • Vous pouvez basculer entre les deux modes à tout moment
  • Nous vous rendons autonome
    • La configuration n’exige aucune compétence informatique
    • Intégration via notre API REST
  • Sécurité améliorée et performances optimisées
    • Pour l’offre Cloud, vous êtes sur un serveur dédié pour maitriser les mises à niveau de version et la validation
    • Les données sont hébergées localement pour une flexibilité totale

Structurant et intuitif

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Métadonnées

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… vues

Ennov Paris – Siège
251 rue du Faubourg Saint Martin
75010 Paris – France

+33 (0) 1.40.38.81.38

Or
Ennov Poitiers
4, rue Carol Heitz
86000 Poitiers – France

+33 (0) 5.49.61.66.10

Or
Ennov Bordeaux
17, avenue des Mondaults | Bâtiment B3
33270 Floirac – France

+33 (0) 5.56.40.77.45

Or
Ennov Greensboro
2311 West Cone Blvd, Suite 234
Greensboro, NC 27408 USA

+1 (919) 924 5004

Or
Ennov Cambridgeshire – UK
5 Eaton Court Road, Colmworth Business Park
Eaton Socon St Neots Cambridgeshire PE19 8ER – UK

+1 (919) 924 5004

Or
Japan – Digital Media System
https://www.dms-jp.com/en/
Tsukiji N°1, Nagaoka Building 2-3-4 Tsukiji,
Chuo-ku, Tokyo 104-0045, Japon
+81 (0)3-5550-5595
Or
Japan – Digital Media System
https://www.dms-jp.com/en/
Tsukiji N°1, Nagaoka Building 2-3-4 Tsukiji,
Chuo-ku, Tokyo 104-0045, Japon
+81 (0)3-5550-5595

Le meilleur moyen de contacter un expert Ennov est de compléter le formulaire suivant. Vous serez ensuite recontacté dans les meilleurs délais.

Vous pouvez nous contacter directement à l’adresse email: contact@ennov.com.

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