Améliorez l’efficacité des audits internes et externes

Solution complète de gestion des audits et actions correctives/préventives

Procédures gérées dans Ennov Doc, processus d'audit dans Ennov Process

Problématique

Centraliser la gestion des audits


Une démarche de certification ISO 9001 doit être accompagnée d’audits internes, pour s’assurer à intervalle régulier que les procédures sont correctement appliquées et valider l’efficacité du système de management. Ennov améliore leur efficacité en automatisant les tâches administratives.

La mise en œuvre des audits internes est complexe : organisation matricielle (multi-sites, multi-produits), variété des compétences requises, multiplication des référentiels et standards applicables…

Cela rend nécessaire le recours à un logiciel pour optimiser le temps passé, standardiser les méthodes d’évaluation et suivre efficacement les actions correctives et préventives.

Ennov propose une solution complète de gestion des audits et des actions correctives et préventives.

Chaque mission d’audit est pilotée de bout en bout :

  • Constitution de l’équipe
  • Planification
  • Définition du programme
  • Enregistrement des remarques et des écarts
  • Génération du rapport et validation
  • Suivi des actions correctives et préventives
  • Pilotage des délais de résolution
  • Planification des audits de suivi

En liaison avec les procédures gérées dans la GED Ennov, le logiciel de workflow Ennov Process réduit drastiquement la charge administrative pesant sur les auditeurs, ce qui leur permet de se concentrer sur leur métier, d’optimiser leur planning et de capitaliser les connaissances acquises au fil des missions. Depuis une interface web, vous disposez suivant votre habilitation, d’une vue d’ensemble de l’activité relative aux audits récapitulant :

  • Les audits et actions planifiés, en cours ou terminés
  • Les rapports produits par site ou par domaine
  • Les remarques et écarts classés par niveau de gravité ou date de résolution prévue
  • Le calendrier des tâches pour chaque auditeur ou expert.

Solution proposée

Planification des audits qualité et optimisation des ressources


Le logiciel Ennov automatise la planification des audits. Le calendrier s’affiche par site, par domaine ou encore par auditeur.

La constitution des équipes d’audit s’en trouve facilitée. Lorsqu’une nouvelle mission est en préparation, on peut voir immédiatement quels auditeurs et experts sont disponibles (en fonction des compétences recherchées).

Ennov gère également les audits périodiques, qui sont initiés automatiquement en fonction d’une règle que vous définissez.

A la suite de chaque audit, les intervenants saisissent le temps passé sur site (en heures), en rédaction des documents et en suivi administratif, en déplacement (entreprises multi-sites). Cela permet d’établir des statistiques précises relatives au taux d’occupation par profil et donc d’établir les plans de charge réalistes.

Génération automatique du rapport d’audit


Au fil de la mission, l’auditeur déroule un ou plusieurs questionnaires, en liaison avec les référentiels applicables gérés dans le logiciel de GED. Le rapport d’audit est généré automatiquement : les informations saisies au cours de l’audit sont importées automatiquement dans un modèle bureautique prédéfini (pour chaque type d’audit). Le document peut rester éditable si des ajustements sont nécessaires.

Ce rapport est validé conformément aux exigences ISO 9001 relatives aux signatures électroniques, puis diffusé via Ennov à l’ensemble des intervenants concernés (une notification est envoyée par messagerie).

Le rapport d’audit est conservé dans le logiciel qualité, et reste consultable pour les personnes disposant de l’habilitation nécessaire. L’historique des rapports produits pour un site donné ou un domaine particulier est ainsi accessible en quelques clics.

Traçabilité des écarts et suivi des actions


Remarques ou écarts sont enregistrés pour chaque audit qualité. Leur nombre et gravité vont conditionner l’évaluation globale et la décision d’initier des actions correctives ou préventives.

Ces actions correctives et préventives sont gérées dans le logiciel qualité, elles vont suivre chacune son propre workflow suivant les règles définies dans le système (responsabilités, délais, évaluation de l’efficacité).

Ennov permet de rechercher les actions déjà créées suivant tous les critères que vous souhaitez : niveau d’urgence, date d’échéance, site, ligne de produit… et bien entendu de naviguer entre les actions et les audits qui en sont à l’origine (dans les deux sens).

Les fonctionnalités de BPM offertes par Ennov sont mises à profit pour assurer un suivi efficace des actions et gérer les alertes en cas de retard. La fonction de délégation est également utile pour éviter que l’absence d’une personne ne décale le traitement d’une action urgente.

Quelques fonctionnalités du logiciel qualité pour la gestion des audits internes


  • Gestion complète du cycle de vie de l’audit : préparation, planification, déroulement, validation, pilotage des actions associées à chaque écart
  • Constitution des équipes d’auditeurs pour chaque mission planifiée, avec gestion des tâches et des emplois du temps
  • Enregistrement des remarques et écarts détectés pour chaque audit
  • Documents d’audit générées automatiquement et conservés
  • Lancement des plans d’actions correctifs et préventifs en liaison avec les audits
  • Evaluation de l’efficacité des actions correctives et préventives
  • Vision globale des audits réalisés par site, par auditeur, par thème
  • Tableaux de bord et de suivi générés automatiquement : note moyenne par audit, taux d’occupation des auditeurs, nombre d’écarts par site…
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