Ennov gère l’ensemble du cycle de vie des documents : création, rédaction collaborative, approbation, diffusion, révision/annulation, archivage. Lorsqu’un document est révisé, la nouvelle version est créée au statut de brouillon ; elle deviendra applicable après avoir été signée par tous les approbateurs, la version précédente est alors automatiquement archivée. Les flux d’approbation sont entièrement configurables, ils peuvent être ignorés dans le cas où vous incorporez des documents existants dans le système. Si de grands volumes de documents ou de dossiers doivent être importés, Ennov propose des services de migration de données, ce qui assure une transition en douceur vers le nouveau système.

Les documents et les dossiers gérés dans la GED Ennov peuvent être liés à des enregistrements gérés dans d’autres modules (par exemple, un contrôle des changements dans Ennov Process ou une activité réglementaire dans Ennov RIM). Chaque vue des documents possède sa propre URL qui peut être insérée dans un portail Intranet, par exemple.

Un serveur dédié convertit les documents au format PDF et les dossiers aux formats CTD, eCTD, NeeS, vNeeS et eCopy. La conformité aux exigences réglementaires est alors garantie. Des fonctions de contrôle de l’impression peuvent être activées si nécessaire pour des types de documents spécifiques tels que les dossiers de lot.

La gestion documentaire est un élément clé de la plate-forme Ennov.