Chaque workflow Ennov est associé à un formulaire configurable. La saisie des données est facilitée par des sections dynamiques qui s’affichent – ou non – en fonction des valeurs des champs précédemment saisis (par exemple : le type d’incident). L’utilisateur connecté saisit du texte libre, sélectionne des valeurs dans des listes de sélection et ajoute des fichiers supplémentaires si nécessaire. Une signature électronique peut également être requise pour valider une étape du workflow. Si un champ est modifiable à plusieurs étapes, vous pouvez voir l’historique de ses valeurs dans l’audit trail d’Ennov.

Ennov permet de créer des workflows comprenant plusieurs branches ; en fonction des conditions fixées sur les valeurs des métadonnées, le workflow sera orienté dans une direction ou une autre. Il est ainsi possible de couvrir différents cas avec un seul workflow.

Vous avez également la possibilité d’initier des sous-processus : par exemple des CAPAs lancées à partir d’un Change Control, ou des activités réglementaires créées dans le cadre d’un Activity Plan. Les processus liés entre eux peuvent échanger des métadonnées (grâce à des mécanismes d’héritage), ce qui facilite le travail quotidien et élimine la nécessité d’une double saisie. Il est également possible d’empêcher la clôture du processus parent tant que des sous-processus sont en cours.

Des règles d’escalade peuvent être mises en place si une tâche de workflow ou un processus reste inactif trop longtemps. De plus, Ennov inclut une fonction de délégation afin que les processus ne soient pas bloqués lorsqu’une personne est absente.