Gérer les changements de CFC post-AMM avec un RIM et un QMS

Aucun aspect de la gestion de l’information réglementaire (RIM) n’est plus complexe que les changements de CFC (chimie, fabrication et contrôle – ou CMC en anglais).

• De nombreux acteurs sont impliqués, des changements de fabrication/fourniture à la qualité en passant par les affaires réglementaires et les opérations réglementaires
• Un ensemble de différents systèmes indépendants ou peu intégrés est impliqué : Enterprise Resource Planning (ERP) ou Manufacturing Execution Systems (MES), Quality Management Systems (QMS) ou autres systèmes de Change Control, Gestion Documentaire (GED), systèmes d’étiquetages, RIM et publication des dossiers
• Il existe une gamme de situations différentes, allant de changements urgents (mon fournisseur a fermé !) à des changements stratégiques soigneusement planifiés
• Une analyse d’impact complexe est nécessaire pour déterminer où les changements doivent être soumis, approuvés ou mis en œuvre
• Des exigences différentes s’appliquent à chaque marché

Le RIM Framework Interim Consensus White Paper récemment publié identifie le CFC comme un élément clé du RIM. Il soulève un certain nombre de points intéressants liés aux changements et aux soumissions de CFC. Entre autres, il pose la question suivante : qui possède quelles données ? S’il existe un système de CFC et un système de réglementation qui créent et consomment tous deux les mêmes données à des fins différentes, qui en est propriétaire ?

Comment la technologie peut-elle aider ?

Pour l’essentiel, il s’agit d’une question de gestion des processus métier et nous savons tous qu’il est malavisé de tenter de résoudre de tels problèmes avec la technologie. Quel rôle la technologie devrait-elle donc jouer dans ce domaine particulier ?

• Supprimer les obstacles. Une infrastructure technologique doit être conçue pour garantir que tous les utilisateurs disposent des informations dont ils ont besoin pour travailler de manière efficace et efficiente.
• Éliminer les délais et décalages temporels. Lorsqu’une action est lancée ou achevée, les utilisateurs concernés devraient recevoir des notifications immédiates. Par exemple, lorsqu’un changement inattendu concernant un fabricant se produit, les affaires réglementaires devraient être automatiquement notifiées dès qu’elles sont lancées. Elles devraient également être informées lorsque l’action est terminée. Sinon, elles risquent de ne pas être au courant avant des semaines voire des mois.
• Supprimer des étapes manuelles. Lorsqu’une autorité sanitaire approuve un changement de CFC (si nécessaire), personne ne devrait avoir à envoyer un courriel pour fermer la boucle afin que le changement puisse être mis en œuvre. Les flux de travail end-to-end peuvent inclure toutes les étapes du processus. Par exemple, l’ajout d’un nouveau investigateur dans un eTMF peut déclencher une alerte et une tâche de workflow pour la soumission dans le RIM. Une fois que les documents de l’investigateur ont été soumis, les notifications renvoyées à un responsable d’étude peuvent confirmer que l’investigateur peut désormais administrer un médicament à des sujets.
• Offrir une meilleure compréhension. Le fait de pouvoir surveiller tous les processus pertinents améliore la planification. L’identification des éventuels manquements aux délais requis et des autres domaines à risque permet d’améliorer à la fois la conformité et la qualité. Les notifications et les tableaux de bord peuvent aider les utilisateurs à comprendre les tâches à venir et les tâches en retard. Ils peuvent également mettre en évidence les domaines qui nécessitent une enquête ou des décisions.
• Éliminer les silos de données. Lorsqu’il existe un seul ensemble de données (une seule source de vérité), la question de savoir à qui appartiennent les données perd de son importance. La responsabilité première doit toujours être définie, mais chaque groupe aura accès aux mêmes informations.

Une plate-forme technologique véritablement unifiée va au-delà du partage de documents et de données pour atteindre ces objectifs. Des flux de travail intégrés, des notifications, des tableaux de bord et des rapports sont nécessaires pour soutenir les processus de bout en bout.

Un exemple de processus de changement de CFC

Prenons l’exemple de l’ajout d’un fabricant de substances médicinales aux États-Unis. Le CDER doit être informé lorsqu’un fabricant change de site de fabrication et que celui-ci est différent de ceux spécifiés dans la demande d’AMM approuvée.

La FDA a défini des catégories de notification spécifiques pour les changements en fonction de leur potentiel à avoir un effet négatif sur l’identité, le dosage, la qualité, la pureté ou la puissance du produit pharmaceutique. Ces catégories ont une incidence sur la manière dont les changements sont signalés à la FDA (supplément, rapport annuel) et sur la nécessité ou non d’obtenir une autorisation préalable.

Le titulaire de l’AMM doit évaluer les effets du changement avant de distribuer un médicament dont la fabrication a été modifiée (§ 314.70(a)(2)). Pour chaque changement, le supplément ou le rapport annuel doit contenir les informations jugées appropriées par la FDA. Il doit inclure les informations fournies par le demandeur pour évaluer les effets du changement.

Dans ce cas, la FDA recommande qu’un changement vers un site de fabrication différent, lorsqu’il s’agit d’un type de site régulièrement soumis à l’inspection de la FDA, soit soumis en tant que supplément d’approbation préalable si le site ne dispose pas d’une inspection CGMP satisfaisante pour le type d’opération modifiée.

Les étapes de ce processus comprennent :

• Une analyse d’impact pour comprendre quels produits et demandes d’autorisation sont concernés, aux États-Unis et potentiellement sur d’autres marchés. Le RIM dispose d’informations sur toutes les demandes prévues, en attente et approuvées, qui concernent la ou les substances médicinals ajoutées dans la nouvelle installation. Cette évaluation permet également de déterminer si le changement doit être soumis sous forme d’un complément au CMC, d’un rapport annuel ou d’une autre présentation. Elle déterminera également si le fabricant de la nouvelle substance dispose d’un Drug Master File (DMS) pour la substance qui peut être référencée.
• Préparation et approbation du contrôle des modifications dans un QMS.
• Mise à jour et approbation des documents dans une GED réglementaire.
• Préparation d’une ou plusieurs soumissions à la FDA ou à d’autres autorités sanitaires en utilisant un logiciel de préparation de dossier d’AMM (publication électronique).
• Si nécessaire, approbation du changement (suivi dans le RIM, communiqué au QMS).
• Mise en œuvre du changement dans le QMS (également suivi dans le RIM pour clôturer l’activité).

Le RIM se situe clairement au milieu de toutes ces activités. Sans un modèle de données unifié, des workflows de bout en bout et une procédure de notifications, d’alertes et de suivi automatisé, subsistent de nombreuses étapes manuelles et possibilités d’erreurs.

Conclusion

Pour certaines organisations, cette vision peut semble inatteignable. De nombreuses entreprises travaillent avec un ensemble d’outils disparates pour supporter leurs processus réglementaires, de qualité, de sécurité et cliniques.

Pour ces entreprises, il peut être utile de regarder si certains de leurs systèmes ne sont pas en fin de vie, en se basant sur le coût d’exploitation, l’efficacité et le risque. Si elles envisagent un remplacement, les processus métier doivent être examinés avant, ou conjointement avec la technologie. Se poser les bonnes questions lors du choix d’une nouvelle technologie permet d’avoir meilleure solution de Regulatory Information Management.