Archivage d’un eTMF généré par une CRO : Considérations pour les Sponsors

Résumé

Les sponsors qui reçoivent des eTMF de leurs partenaires CRO à la fin d’une étude rencontrent souvent des problèmes de qualité lorsqu’ils tentent de les archiver. Cet article vise à fournir des recommandations à destination des sponsors afin qu’ils s’assurent que l’eTMF peut être archivé facilement, sans passer par des étapes manuelles ou sans avoir besoin d’accepter des fichiers mal indexés.

Contexte

De nombreux sponsors délèguent la responsabilité de la gestion de l’eTMF à leurs partenaires CRO. Souvent, cependant, les CRO ne fournissent pas d’archives permanentes pour l’eTMF et les sponsors sont contraints d’accepter un transfert des dossiers eTMF une fois l’essai terminé. Le sponsor est alors responsable de la gestion des documents (pendant 25 ans[i] ou plus), de leur inspectabilité ainsi que de leur disponibilité selon les besoins au sein de son organisation.

Une fois l’eTMF reçu, le sponsor dispose de plusieurs options d’archivage :

• Stockage sur un système de fichiers ou sur d’autres supports (cela nécessiterait une planification considérable pour assurer les contrôles d’accès, la sécurité, etc.)
• Stockage dans un Electronic Trial Master File (eTMF)
• Stockage dans un autre type de système d’archivage

Souvent, le sponsor reçoit une structure de dossiers contenant des fichiers eTMF et (généralement) un document Excel listant les documents à transférer. Cela peut se faire sur un support amovible, via un site FTP ou par tout autre mécanisme de transfert sécurisé.

Souvent, le sponsor ne tente d’archiver officiellement l’eTMF que quelques mois après sa livraison. À ce stade, des problèmes de qualité apparaissent souvent et sont difficiles à résoudre en raison de la fin de la relation contractuelle, du départ des membres de l’équipe ou de l’inaccessibilité des documents manquants. Même si les documents sont examinés et archivés plus tôt, les exigences contractuelles spécifiques de la CRO peuvent être limitées.

Le mécanisme d’échange du modèle de référence eTMF – une voie rapide vers la qualité

Pour éviter les problèmes d’archivage, l’accord entre le sponsor et la CRO doit contenir des informations spécifiques sur ce qui doit être livré. La meilleure solution consiste à fournir le contenu et les métadonnées dans le format TMF Reference Model Exchange Mechanism (EMS). Ce format ne fournit pas seulement une norme pour les données requises ainsi que la possibilité de définir des données spécifiques au système. Il permet aussi de vérifier que toutes les données requises sont bien présentes et qu’elles répondent aux règles prédéfinies.

Cependant, de nombreux fournisseurs n’ont pas encore mis en œuvre l’EMS, et de nombreuses CRO ne se sont pas encore engagées à le soutenir. En discutant avec leurs partenaires des CRO, les sponsors peuvent toutefois promouvoir cette norme et se renseigner sur leur capacité à fournir des données sous ce format. Si ce n’est pas possible, ils peuvent aussi s’enquérir de quand cela sera réalisable. Pour les CRO qui peuvent fournir un export EMS, les contrats doivent mentionner son utilisation et préciser qu’il doit être conforme à la DTD fournie avec la norme.

Pas d’EMS : Quelle est la prochaine étape ?

Si la CRO ne peut pas fournir d’exportation EMS, le sponsor devra prendre d’autres mesures pour s’assurer qu’un package d’export valide est fourni. Sans cela, de nombreux enregistrements peuvent échouer à l’import ou nécessiter une intervention manuelle pour être prêts à être importés. Par exemple, dans les projets d’import prévisionnels sur lesquels j’ai travaillé, j’ai fait l’expérience :

• Des cas où la CRO a insisté pour que toutes les informations requises soient codées dans les noms de fichiers et qu’aucune autre information ne soit imposée. Inévitablement, la plupart des noms de fichiers sont renseignés manuellement, sans suivre des standards cohérents ou contenir d’informations complètes.
• D’informations clé manquantes (par exemple, documents au niveau du site alors qu’aucun site n’est fourni)
• D’une inadéquation entre les index Excel et les documents, lorsque certaines lignes de l’index ne correspondent pas à un document ou vice versa.
• D’une piste d’audit manquante

Le contrat doit stipuler :

• Comment les fichiers seront organisés dans une structure de dossiers (généralement zone/section/artéfact ou étude/pays/site)
• Quels formats de fichiers acceptés (par exemple, le format .msg sera-t-il accepté pour les emails ou ceux-ci devront-ils être convertis en PDF ?)
• Quelles métadonnées seront fournies pour chaque fichier et dans quel format (Excel ou XML) ?
• Qu’il existe une obligation de fournir la piste d’audit (les sponsors doivent recevoir la piste d’audit du fournisseur)[ii]

Les métadonnées : Quelle quantité est suffisante ?

Les métadonnées doivent être suffisantes pour au minimum archiver et récupérer un document, comprendre son contenu et reconstituer l’essai. Un ensemble minimal recommandé de métadonnées comprend :

• L’ID du modèle de référence TMF (cela permet de retrouver la zone, la section et l’artéfact).
  • Le sous-artefact (si utilisé)
  • L’étude, le pays (pour les documents au niveau du pays et du site) et le site (pour les documents au niveau du site)
  • La date du document. Les autorités sanitaires utilisent les dates des documents pour reconstituer l’essai. Par exemple, l’EMA déclare que « la documentation doit être classée dans chaque section appropriée du TMF par ordre chronologique »[iii] et la MHRA déclare qu’ « il est recommandé que la documentation soit classée par ordre séquentiel de date »[iv]
  • La date d’expiration, si elle est inscrite sur le document
  • Le statut. Bien que seuls les documents finaux doivent être présents dans une archive, il est possible qu’ils aient été requalifiés avec un autre statut tel qu’Obsolète, Remplacé ou Expiré.
  • Toute autre donnée nécessaire pour préciser le contenu (par exemple, le sujet de l’email/de la communication)

Conclusion

Les normes de transfert des eTMF sont un élément clé pour garantir qu’un eTMF produit par une CRO est intégralement et correctement transféré à un sponsor à la fin d’un essai. Elles doivent être créées et documentées dans le cadre d’un programme global qui comprend une stratégie d’archivage et de conservation des dossiers et un processus validé pour compléter et confirmer le transfert des eTMF. En établissant des exigences contractuelles minimales pour la structure et le contenu de l’eTMF à livrer, les sponsors éviteront non seulement des problèmes de qualité mais aussi un travail et des coûts supplémentaires afin de mettre en conformité l’archive.  

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[i] EMA, Guideline on the content, management and archiving of the clinical trial master file (paper and/or electronic), 6 Décembre 2018, p. 15

[ii] MHRA Q&A Document  from ExL TMF Summit, London, Octobre 2018

[iii] EMA, Guideline on the content, management and archiving of the clinical trial master file (paper and/or electronic), 6 Décembre 2018, p. 6

[iv] MHRA Good Clinical Practice Guide, 24 Septembre 2012, page 233